Anotações: Como se lembrar de tudo?

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O que teremos hoje:

• O Segundo Cérebro

  • Método PARA

  • Método CODE

• Meu Sistema 💻️

• Criando o Seu Sistema 🛠️

• Recomendações da semana 🎁

• Por dentro da minha mente 🧠

Entre 2021 e 2023, eu passei por um período bem difícil na organização da informação em minha carreira, ainda mais com novas responsabilidades. Eu basicamente dependia da sorte.

“Sua mente serve para ter ideias, não para armazená-las.” – David Allen

Com toda certeza, todas os profissionais irão passar por isso. É quando você se pergunta: “Como posso atingir outros níveis de produtividade?”

Sabe quando a sua performance vai bem, mas você quer que ela melhore? Então, era esse o momento.

Uma das coisas que eu mais notava dificuldades era tentar lembrar de tudo o que era discutido. O que acontecia é que eu ficava entre 12 a 20 horas em reuniões toda semana, e eu acreditava que prestar atenção nos assuntos e participar ativamente das discussões seria suficiente.

Pois bem, não é suficiente! Eu lembrava de alguns pontos críticos, mas esquecia de pontos relevantes. Foi nesse momento que eu comecei a procurar por ferramentas de anotações.

Tentei: Google Docs, Notion, Evernote, Apple Notas. E, pasmem, nenhuma delas realmente funcionou para mim. O problema não estava na ferramenta, mas sim na falta de conhecimento em construção de boas notas e na minha falta de capacidade de identificara a função principal da ferramenta.

Na news de hoje, irei abordar como mudei esse jogo. Como eu comecei a construir boas notas e como hoje eu não dependo da sorte, eu sei que para lembrar, eu preciso anotar.

Pega seu café ou chá e bora começar. ☕️ 

O Segundo Cérebro

Pode ser que você já tenha se deparado com essa situação e esteja até pensando que serei mais uma pessoa tentando vender magias de produtividade. Não irei.

Esse termo se difundiu no Brasil logo após o autor do livro, "Building a Second Brain", Thiago Forte, publicá-lo. No livro, ele aborda a necessidade de construirmos boas notas e centralizar a informação em um único local.

De acordo com o autor, devemos construir um sistema de Gestão de Conhecimento Pessoal (GCP), que na visão dele é pautado por ter um processo de armazenar todas as notas em um único local, de forma organizada.

Em seu livro, ele cita suas inspirações:

• Método Zettelkasten: pode ser traduzido como caixa de notas, foi popularizado pelo influente sociólogo alemão Niklas Luhmann, que produziu cerca de 70 livros e 400 artigos acadêmicos.

• Memex: cunhado pelo inventor americano Vannevar Bush.

• Jardim Digital: cunhado pelo desenvolvedor de software americano Mark Bernstein.

• Lugar Comum: remonta à Grécia Antiga, quando, em tribunais ou encontros políticos, o orador registrava os argumentos num “lugar comum”, facilmente acessível por todos.

Desses todos, o que eu acredito que mais facilitou a minha visão sobre notas, foi o Método Zettelkasten e, aliado ao que eu aprendi com o Thiago Forte, é como eu crio minhas notas. Cada anotação deve seguir a lógica:

• Singularidade de Ideias: Cada anotação deve encapsular um único conceito.

• Independência: Cada anotação deve ser clara e autoexplicativa.

• Associação: Conecte cada anotação a outra para evitar a singularidade e promover utilidade.

• Justificativa de Associação: Providencie uma breve explicação para a conexão estabelecida entre anotações.

• Originalidade: Evite copiar e colar; redija as ideias com suas palavras.

• Fontes: Registre as origens de cada ideia ou conceito claramente.

• Relacionamentos: Descreva as relações entre várias anotações e suas consequências.

• Agrupamento Temático: Quando os conceitos se alinham em temas, organize-os em uma anotação coletiva que revele suas interconexões.

Parecem muitos passos, mas quando internalizamos na nossa escrita diária, eles ficam simples e intuitivos.

O ponto é que, muitas pessoas até constroem notas dessa forma, mas se perdem em dois problemas centrais:

1. Encontrar o que escreveram. “Uma pesquisa da Microsoft mostra que o funcionário americano médio gasta 76 horas por ano procurando anotações, itens ou arquivos perdidos. E um relatório da International Data Corporation descobriu que um profissional do conhecimento em geral gasta 26% do dia procurando e consolidando informações espalhadas por diversos sistemas. E, por incrível que pareça, apenas 56% das vezes eles conseguem encontrar as informações necessárias para trabalhar.” (Extraído de O Segundo Cérebro)

2. Organizar o que escreveu. Eu aplicava os conceitos de boa nota, mas eu estava sempre apenas abrindo novas notas, sem conectar com notas existentes.

E é nesse momento que toda a estrutura dos métodos PARA e CODE fazem sentido.

O Método PARA e o Método CODE são estratégias desenvolvidas por Thiago Forte para otimizar a Gestão de Conhecimento Pessoal (GCP). Eles permitem criar um sistema para gerir a informação.

Método PARA

Este método consiste em organizar as notas em quatro categorias principais:

• Projetos: Inclui todas as notas que exigem ação ou estão em andamento. Estes são conjuntos de tarefas ou informações que contribuem para alcançar um objetivo específico.

• Áreas: São as notas relacionadas às áreas principais da vida. Pessoalmente, gosto de dividir em: Família, Carreira e Bem-estar. São aspectos que requerem atenção e gestão contínuas, mas não necessariamente têm um 'fim'.

• Recursos: São as notas que podem ser úteis em diferentes projetos.

• Arquivos: Contém notas de projetos concluídos ou informações que não serão utilizadas no momento. São ótimos para referência futura ou registros.

Método CODE

O Método CODE detalha as etapas de construção e utilização efetiva de uma nota, estruturado como um acrônimo para:

• Capturar: A fase inicial onde todas as informações relevantes são coletadas. O foco está em garantir que nada importante seja esquecido ou perdido.

• Organizar: Após a captura, as informações devem ser organizadas. Esta etapa envolve classificar e alocar as notas nas categorias adequadas do Método PARA.

• Destilar: O processo de revisar, refinar e condensar as informações capturadas e organizadas, destacando os pontos mais importantes e removendo o excesso.

• Expressar: A fase final, onde o conhecimento é aplicado ou compartilhado. Isso pode significar tomar ações baseadas nas informações ou comunicar o que foi aprendido com outros.

Meu Sistema 💻️ 

Hoje, meu sistema de anotações e produtividade se baseia no uso de vários aplicativos. Apesar de Thiago Forte recomendar uma única ferramenta, pessoalmente, prefiro escolher a ferramenta pela sua função na minha vida, em vez de adaptar minha vida à ferramenta.

Capturar

• Heptabase: Utilizo para anotar informações de reuniões e capturar ideias rápidas. Inclusive, esta News está sendo elaborada nele agora.

• Readwise: Faço leituras diariamente e encontrei neste aplicativo uma forma eficiente de revisar as marcações que faço em livros, motivo pelo qual opto por leituras digitais atualmente.

• Reader: Serve para armazenar todos os links que encontro durante o dia e considero relevantes para ler mais tarde.

• Capacities: Tem uma integração com o WhatsApp, facilitando o envio de imagens e áudios por meio deste canal.

• Tick Tick: Aqui centralizo todas as tarefas que preciso realizar ao longo do dia.

Organizar

• Heptabase: Uso o método PARA para organizar minhas pastas no Heptabase.

• Capacities: É onde mantenho todas as minhas notas processadas e bem organizadas.

• Tana: Guardo minhas notas de livros aqui, com a integração do Readwise, facilitando o envio de informações para o Tana.

Destilar

• Tana: Utilizo principalmente para criar insights com IA (ChatGPT). É notavelmente rápido.

• Capacities: Após a organização, uso para definir os próximos passos de forma clara.

Expressar

• LinkedIn: Meus posts são baseados em histórias vividas no dia a dia. Com meu sistema de organização, tenho conteúdos infinitos para compartilhar.

• Behiiv: Publico conteúdos mais densos e técnicos que não caberiam em um único post no LinkedIn, optando por incluí-los em minhas newsletters.

• Reuniões: Com minhas notas organizadas e revisadas, consigo ser muito mais efetiva na resolução de problemas cotidianos.

Criando o Seu Sistema 🛠️ 

Segue uma compilação de dicas que vão te auxiliar a montar um sistema eficaz:

• Capture tudo o que julgar relevante em algum aplicativo de organização. Não confie que você vai lembrar do que é importante.

• Organize essa informação de tal forma que, em 5 minutos, seja possível revisar tudo o que foi escrito no dia e já definir ações a partir disso. Eu demoro esse tempo todos os dias.

• Utilize essa informação em algum processo, pois quanto mais você notar a utilidade do que anota, melhor será para criar novas notas.

• Use e abuse de IA e automações, as quais vão facilitar seu processo criativo e produtivo. A tecnologia é uma grande aliada na otimização de tarefas e na liberação de tempo para focar em atividades mais estratégicas.

• Escolha suas ferramentas com base nas funções que elas oferecem, não existe uma solução única que atenda a todas as necessidades.

Espero que tenha gostado do conteúdo e que seja útil para que construa novas notas.

Comece hoje, apenas comece.

Gostaria de agradecer a todos, pois todas as vagas da minha mentoria individual sobre desenvovimento da Carreira em Dados, foram preenchidas.

Beijos,

Lilian.

Recomendações da semana 🎁 

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   Eu recomendo muito a Newsletter do Sérgio Francisco.

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Por dentro da minha mente 🧠 

📚 O que eu estou lendo?

Atualmente, estou lendo dois livros:

1. Flow, de Mihaly Csikszentmihalyi

2. Máquina de Aquisição de Clientes, de André Siqueira.

🎧 O que eu estou ouvindo?

Tenho ouvido o canal do Sean Study para estudar.

🎬 O que eu estou vendo?

1. Eu e meu namorado estamos na penúltima temporada de "Breaking Bad”, estamos vendo na Netflix. Eu me equivoquei na última news, estávamos na terceira temporada.